• Die Rechnungsverarbeitung ist häufig ein komplexer und undurchsichtiger Prozess
• Die automatisierte Rechnungsverarbeitung optimiert den gesamten Prozess, welcher standardisiert wird
• Durch die Automatisierung steigt die Effizienz der Arbeitsabläufe, die Kosten können gesenkt werden und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist ein komplexer und oft undurchsichtiger Prozess. Rechnungen gehen ein, werden abgeglichen und dann von den zuständigen Mitarbeitern abgesegnet und bezahlt. Im Prozess der manuellen Rechnungsverarbeitung treten häufig Probleme auf.

Typische Probleme sind unter anderem:

• Hohe Fehleranfälligkeit: Jeder Mensch macht Fehler und so ist gerade die manuelle Eingabe von Daten fehleranfällig. Es braucht gute Prüfprozesse, um Fehler zu vermeiden, die am Ende Zeit und Geld kosten.
• Keine Skalierung: Je mehr Rechnungen bearbeitet werden müssen, desto unübersichtlicher wird es – insbesondere, wenn die Bearbeitung manuell geschieht.
• Schlechter Überblick & Kontrolle: Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung ist es schwer herauszufinden, wo Fehler im Prozess liegen und wodurch Rechnungen stecken bleiben und damit nicht weiter bearbeitet werden können.

Es gibt also verschiedene Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung, die dazu führen können, dass Rechnungen nicht bearbeitet werden können oder sogar verloren gehen, Zahlungen an die falschen Konten geleistet werden oder auch andere wichtigen Dokumente abhandenkommen.

Zudem nimmt die manuelle Rechnungsverarbeitung einiges an Ressourcen in Anspruch und Mitarbeiter in der Finanzabteilung werden davon abgehalten, die finanzielle Situation des Unternehmens zu überwachen und zu optimieren.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung löst all die zuvor genannten Probleme. Alle Rechnungen durchlaufen denselben, standardisierten Prozess und Du kennst immer den aktuellen Stand jeder einzelnen Rechnung im Prozess.
Damit ist eine bessere Kontrolle gewährleistet und die Fehleranfällig sinkt enorm. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung optimiert damit den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung und gewährleistet korrekte und rechtzeitige Zahlungen.

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung läuft in der Regel folgendermaßen ab:

1. Digitalisieren der Rechnungen: Im ersten Schritt werden sämtliche Rechnungen digitalisiert, also die Daten der Rechnungen extrahiert. Jede Position der Rechnungen wird ausgelesen und durch den Benutzer dem richtigen Sachkonto im System zugeordnet.

2. Rechnungsabgleich: Die digitalisierten Rechnungen werden nun mit dem richtigen Lieferanten, der PO und dem Wareneingang verknüpft.

3. Rechnungsfreigabe: Im dritten Schritt folgt die Freigabe der entsprechenden Rechnungen. Dies kann entweder weiterhin manuell passieren oder automatisiert auf Basis des Lieferanten, der Kosten oder der erbrachten Leistungen.

4. Export der Rechnungen ins ERP-System: Nach der Rechnungsfreigabe werden die Rechnungen in das ERP-System exportiert und dort abschließend bezahlt.

5. Archivierung der Rechnungen: Bezahlte Rechnungen werden gespeichert und unter dem entsprechenden Projekt, Lieferanten oder Budget archiviert.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat der manuellen Variante gegenüber viele Vorteile und spart dem Unternehmen eine Menge Zeit und Geld.

Die wichtigsten Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind unter anderem:

Effizientere Arbeitsabläufe: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erlaubt es Dir, repetitive Aufgaben zu automatisieren und so Zeit zu sparen. Damit erhöht sich die Effizienz und der Genehmigungsprozess kann beschleunigt werden.

• Kostensenkung: Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen können die Kosten gesenkt werden, welche beispielsweise durch Fehler im Prozess und verspätete Zahlungen entstehen.
• Höhere Genauigkeit: Die Automatisierung erhöht die Genauigkeit und vermeidet Fehler bei der Dateneingabe. Zudem steigt die Transparenz im Prozess.
• Skalierbarkeit: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erlaubt es Dir, die Strukturen und Abläufe von allen Standorten der Welt aus zu verwalten – ganz egal, welche Größe das Unternehmen hat oder wie viele Niederlassungen existieren.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitern wird durch die Automatisierung repetitive Arbeit erspart. So bleibt zum einen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und zum anderen steigt damit die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.