E-Mail Archivierung

Für die E-Mails, die nicht durch GDI abgelegt werden gibt es dieses Add-In:

Microsoft® Outlook Add-In
Dass Sie mit dem inoxision Outlook-AddIn direkt aus Outlook komfortabel nach E-Mails suchen können, ist Ihnen wahrscheinlich bekannt. Neu ist die Ablageordner-Funktion.

Hier ist es möglich, einen Outlook-Unterordner als „inoxision ARCHIVE Ablageordner“ zu definieren. Verschiebt man eine E-Mail-Nachricht in den Ordner, wird diese revisionssicher archiviert. Dies funktioniert übrigens auch, wenn die Nachricht durch eine Outlook-Regel verschoben wird.

Einerseits ist dies für Nutzer sinnvoll, die nicht alle E-Mails
automatisch archivieren möchten, sondern einzeln in Anbetracht der jeweiligen Nachricht entscheiden möchten. Bei der Definition des jeweiligen Ablageordners können auch weitere Ordnungskriterien (Schlagwörter) festgelegt werden. Wer seine E-Mails bspw. projektbezogen archivieren möchte, kann sich so je Projekt einen Ordner definieren. Mit dem Verschieben einer E-Mail-Nachricht in den jeweiligen Projektordner wird diese automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Mit der Rechercheordnerfunktion ist dann weiterhin einstellbar, dass beim „Klick“ auf einen solchen, bspw. projektbezogenen Ordner, automatisch die projektbezogenen E-Mails recherchiert werden. Unterstützt werden die Outlook Versionen 2010, 2013 und 2016.

Wussten Sie schon? E-Mail Recherchen sind mit dem Outlook-AddIn mehrstufig gruppierbar. Ziehen Sie hierfür in Ihrem Suchergebnis mit der Maus die Tabellenüberschrift, bspw. den Absender, nach oben die die Gruppierungszeile.

Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf Archiv zugreifen. Mit inoxision Archive können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern.

inoxision Mail kümmert sich nicht nur um die sichere Archivierung der Mailkommunikation – inoxision Mail User erhalten zusätzlich die Funktion inoxision secureMail, welches ihnen ermöglicht, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann.

inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen.

Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen. inoxision secureMail schlägt Ihnen ein manuell für einen E-Mailempfänger vergebenes Passwort bei der nächsten E-Mail an denselben Empfänger automatisch wieder vor und unterstützt damit auch die Verwendung eines mit einem E-Mailempfänger vereinbarten Einheitspassworts (Natürlich ist es auch möglich, jeweils ein neues Passwort zu verwenden).

Das inoxision ARCHIVE-Plug-in für Tobit David® bietet einen direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mail-Client. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in die Oberfläche integriert. Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien selektierbar. Durch die Nutzung der Tobit David® Scripts ist die Integration durch den Fachhandelspartner für kundenspezifische Anforderungen flexibel anpassbar. (Um die Tobit David®-Integration nutzen zu können, wird das Modul „Integrationsclient“ benötigt.)

Mit dem Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen.

Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzen zu können, relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also für viele bestehende Softwarprodukte gegeben.

Mit einer Integration wird es für den Anwender zum Beispiel möglich, mit einem einzigen Klick alle archivierten Dokumente zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden einzusehen.

Ein weiteres Highlight ist die Scan- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scanvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die Software (in diesem Beispiel eben die Finanzbuchhaltungssoftware) die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.

An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.

Technische Voraussetzung: Die externe Software muss eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.

Mit “inoxision ARCHIVE flexIntegrate” können Recherche- und Ablagefunktionen in (fast) jede Software integriert werden ohne Änderungen an der Fremdanwendung durchführen zu müssen.