Digitale Personalakte: Alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick

Transparente, übersichtliche und sichere Dokumentenverwaltung.

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GDI Personalakte

Digitale Personalakte einfach gemacht mit Software von GDI

Mit der Digitalisierung Ihrer Mitarbeiter-Personalakten werden wichtige Personaldaten und Personaldokumente transparenter, übersichtlicher und platzsparender hinterlegt.

Digital statt analog

  • Effizientere HR-Verwaltung
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • Verschlankung von Prozessen
  • Schneller Zugriff auf Informationen
  • Wichtiger Schritt zum papierlosen Büro

Der Download der PDF-Datei startet automatisch nach dem Klick.

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Bedienerfreundlich, übersichtlich, GoBD-konform!

Nutzen Sie die Potentiale einer digitalisierten Personalakte und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter im Personalbereich. Am Ende jeder Personalmaßnahme steht zumindest die Ablage eines Beleges in der Akte an, und wenn es sich nur um eine Adressänderung handelt.

Mit GDI Digitale Personalakte benötigen Sie nur wenige Klicks zum Aufruf und zur Ablage der digitalen Akte oder Daten.

Funktionen im Überblick

So optimieren Sie Ihre Personalwirtschaft!

Erweiterte Stammdaten

Einfacher Datenimport aus GDI Lohn & Gehalt und/oder GDI Zeit.

Lohn & Gehaltsplanung

Planung von Lohn- und Gehaltsbestandteilen auf Basis von künftigen Änderungen der Höhe, Lohnart oder des Zeitpunktes (Intervall etc.).

Vertragsdaten

Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag, Vertragsänderungen, Kündigung, etc.

Arbeitgeber-Darlehen

Personalkreditverwaltung: Laufzeit, Zinsen, Tilgung, Annuitäten-Verrechnung, etc.

Wiedervorlagen

Automatische Wiedervorlage in Form von frei einstellbaren Erinnerungsmails zur Termin- und Fristenüberwachung.

Fortbildungsmanagement

Terminplanung und Dokumentation für interne und externe Fortbildungen, Schulungen und weitere Veranstaltungen.

Auswertungen

Individuelle personalbezogene Auswertungen und Reports sowie Terminüberwachungslisten.

Änderungsdokumentation

GoBD-konforme Aufzeichnung aller vorgenommenen Einträge und Änderungen.

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Fortbildungsmanagement

Hier werden sowohl um interne als auch externe Weiterbildungs-Veranstaltungen geplant und verwaltet.

Das bedeutet die Schulungen selbst können bewertet und die Leistungsziele der Mitarbeiter überprüft werden.

Lohn & Gehaltsplanung

In GDI Personalakte werden die Zahlungen für jeden Mitarbeiter übersichtlich angezeigt – sowohl Einzelzahlungen als auch die Gehaltsentwicklung.

Das bedeutet eine übersichtliche Darstellung sowohl künftiger Veränderungen als auch der Entgelthistorie. Hierbei werden sowohl unterschiedliche Lohnarten als auch Zahlungsmodi unterstützt.

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GDI-Digitale-Personalakte-Software-Lohnplanung-SMH

Lohn & Gehaltsplanung

In GDI Personalakte werden die Zahlungen für jeden Mitarbeiter übersichtlich angezeigt – sowohl Einzelzahlungen als auch die Gehaltsentwicklung.

Das bedeutet eine übersichtliche Darstellung sowohl künftiger Veränderungen als auch der Entgelthistorie. Hierbei werden sowohl unterschiedliche Lohnarten als auch Zahlungsmodi unterstützt.

GDI-Digitale-Personalakte-Software-Vorteile-SMH

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Informationsbereitstellung in Echtzeit
  • Kürzere Recherchezeiten
  • Übersichtliche Suchfunktion
  • Optimierung & Automatisierung von Arbeitsprozessen
  • Einfache und übersichtliche Datenablage
  • Platzsparende Archivierung
  • Mehr Transparenz
  • Optimierter Datenschutz
  • Entlastung der Personalabteilung
  • Einsparung von Verwaltungskosten

Effizient

Optimieren Sie Ihre Abläufe!

Sicher

Individuelle Rechtevergabe, Zugriff nur für berechtigte Personen

Zeitgemäß

Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung!

Digitale Personalakte – Häufige Fragen

Was ist eine digitale Personalakte?

Im Grunde ist eine digitale Personalakte erst einmal ein Abbild einer klassischen Personalakte in papierloser Form. Das heißt, gescannte Personaldokumente werden elektronisch archiviert, und erweiterte Personalinformationen werden in strukturierter Form in einer zentralen Datenbank gespeichert. Darüber hinaus bietet eine digitale Personalakte allerdings noch einige Vorteile und zusätzliche Features.

Im Gegensatz zum papiergebundenen Pendant ermöglicht die digitale Personalakte eine Informationsbereitstellung in Echtzeit. Dazu kommen eine vereinfachte Suche nach Dokumenten und Vorgängen, eine automatisierte Wiedervorlage, Lohn- und Gehaltsplanung, sowie die Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen oder beispielsweise auch Arbeitgeber-Darlehen.

Was gehört in eine Personalakte?

Eine digitale Personalakte beinhaltet alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Mitarbeiterinformationen: angefangen bei den Personalstammdaten, über Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse bis hin zu Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträgen, Weiterbildungsmaßnahmen, steuer- und sozialversicherungsrelevanten Informationen und mehr.

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Die Privatsphäre der Mitarbeiter betreffende Informationen wie z.B. Hobbys oder politische Orientierung haben in einer Personalakte nichts verloren. Aber auch manches gehört nicht in eine Personalakte wie z.B. Gesundheitsdaten, die für das Arbeitsverhältnis nicht von Bedeutung sind.

Ist eine elektronische Personalakte Pflicht?

Eine generelle Pflicht zur Führung einer Personalakte in digitaler Form gibt es bis dato nicht. Allerdings müssen Arbeitgeber seit Jahresbeginn 2022 diverse Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten. Betroffen sind dabei nicht nur Abrechnungsdaten aus der Lohnsoftware, sondern auch begleitende Entgeltunterlagen.

Dies wurde in § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) geregelt in Vorbereitung auf das Verfahren zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
Mit dessen Einführung ab dem 1. Januar 2023 sollen für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) sämtliche notwendigen Daten elektronisch übermittelt werden.

Jede freigegebene ERiC-Version in die Software einbinden
Die Sende-Software Elster wird – wie die Taxonomie – regelmäßig aktualisiert. Neue ERiC-Versionen (ELSTER-Clientsoftware: Programmname “ERiC”) sind unmittelbar nach Erscheinen verfügbar

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