Digitale Arbeitszeiterfassung

Handeln ist jetzt unverzichtbar! Nach den wegweisenden EuGH- und BAG-Urteilen zur Zeiterfassung wird es höchste Zeit, aktiv zu werden!

Zeiterfassung ist Pflicht

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte am 13.09.2022 das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Dieses Urteil verleiht der Arbeitszeiterfassung eine neue Bedeutung. Es gab zahlreiche Diskussionen und verbreitete Missverständnisse aufgrund entscheidender Details. Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht schon lange aufgrund der Rechtsprechung. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Um ein besseres Verständnis zu erlangen, betrachten wir kurz die jüngsten Urteile.

Chronologische Übersicht der wichtigsten Gesetze & Urteile

1994

In Deutschland müssen Arbeitgeber gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) über die normale tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeiten aufzeichnen und für mindestens zwei Jahre archivieren.

2015

Gemäß dem Mindestlohngesetz (MiLoG) §17 müssen Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten festhalten.

2019

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) urteilt, dass Mitgliedsstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassungssystems verpflichten müssen.

2022

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bekräftigt die Pflicht zur direkten Zeiterfassung, unter Bezugnahme auf das Urteil des EuGH. Eine praktische Umsetzung ist fast ausschließlich mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem möglich.

2022

Das Oberlandesgericht München (OLG München) stellt fest, dass selbst bei Vertrauensarbeitszeit die Zeiten genau und unmittelbar erfasst werden müssen.

Arbeitszeiterfassung – Go Digital

Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung und Dokumentation werden immer spezifischer. Unmittelbarkeit, Objektivität und Zugänglichkeit sind dabei entscheidend. Die beste Möglichkeit, diese Vorgaben zu erfüllen, bietet die digitale Zeiterfassung. Wenn Ihre Mitarbeiterarbeitszeiten noch nicht gesetzeskonform erfasst werden, besteht dringender Handlungsbedarf. Bei SMH kennen wir uns genau aus und bieten Ihnen die Möglichkeit, Software-Lösungen neutral zu vergleichen und eine individuelle Gesamtlösung zu erhalten. Unsere Lösung ist selbstverständlich zu 100 % EuGH- und BAG-urteilskonform.

Digitale Arbeitszeiterfassung - Häufige Fehler vermeiden - SMH

Häufige Fehler bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Es gibt viele verschiedene Wege, um die Zeiterfassung durchzuführen. Die Vielzahl an Anbietern, Erfassungsverfahren und Gerätetypen kann jedoch oft für Verwirrung sorgen. Besonders wenn Sie gerade erst mit dem Thema vertraut werden, kann es schnell überwältigend wirken.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen werden oft zwei Fragen gestellt: „Wie führe ich überhaupt eine Zeiterfassung ein und worauf muss ich dabei achten?“ Diese Fragen sind auf jeden Fall berechtigt. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung mag zunächst kompliziert erscheinen. Wenn Sie jedoch wissen, worauf es ankommt und typische Fehler von Anfang an vermeiden können, gelingt die Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung schnell, einfach und vor allem stressfrei.

Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ankommt und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Vermeiden Sie diese 3 häufigen Fehler bei der Einführung Ihrer Zeiterfassung

Fehler 1: Die Zeiterfassungspflicht auch nach dem BAG-Urteil nicht ernst nehmen

Die Zeiterfassung ist in Deutschland verpflichtend! Das kürzlich ergangene Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 bestätigt. Es ist nun klar, dass die Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten unmittelbar, sofort und nachvollziehbar erfolgen muss.

Unser Tipp: Nehmen Sie die Zeiterfassungspflicht ernst. Wenn in Ihrem Betrieb oder Unternehmen bisher keine Zeiterfassung implementiert wurde, droht bei Nichtbeachtung des EuGH-Urteils die Überwachung des betrieblichen Arbeitsschutzes durch die entsprechende Aufsichtsbehörde.

Bei festgestellten Verstößen, wie Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhe- und Pausenzeiten oder Überschreitung der maximal zulässigen wöchentlichen Arbeitsstunden, können hohe Bußgelder bis hin zu Freiheitsstrafen verhängt werden. Da Verstöße auch anonym gemeldet werden können (oft genügt bereits der Verdacht für eine Meldung bei der zuständigen Behörde), sollten Sie auf eine professionelle und rechtssichere Lösung für die Zeiterfassung setzen. Im Zweifelsfall muss der Arbeitgeber den Nachweis erbringen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden.

Digitale Arbeitszeiterfassung - Fehler 1 - SMH
Digitale Arbeitszeiterfassung - Fehler 2 - SMH

Fehler 2: Auf eine reine Smartphone/Browser-Lösung zur Zeiterfassung setzen

Es ist verlockend, die Arbeitszeiten schnell und bequem über das Handy oder den PC zu erfassen. Es gibt eine Vielzahl von Apps auf dem Markt, die scheinbar eine kostengünstige und schnelle Lösung bieten. Doch für die meisten Unternehmen macht diese Art der Arbeitszeiterfassung wenig Sinn. Wir erklären Ihnen, warum das so ist, worauf Sie achten sollten und welche Vorteile die Erfassung am Terminal bietet.

Der Ort und die Art der Zeiterfassung sind entscheidend.

Die Fragen, wo und wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen, sind von entscheidender Bedeutung, und die Antworten sowie die Lösungen sind so individuell wie jedes Unternehmen selbst. Zunächst sollten Sie sich fragen, ob jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC hat. Während dies in Bürogebäuden selbstverständlich ist, ist es in Produktionsbetrieben, Krankenhäusern oder Friseursalons oft weit entfernt von der Realität.

Und beachten Sie: Die Arbeitszeit beginnt bereits mit dem Betreten des Firmengeländes! In der Praxis ist es daher unpraktikabel, die Buchung am PC direkt zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit vorzunehmen. Ob eine reine App- oder Browser-Lösung wirklich praktikabel ist und zu Ihrem Unternehmen passt, zeigt sich meist erst im Nachhinein oder in der Praxis.

Häufig auftretende, aber vermeidbare Hürden und Probleme können sein

  • Mitarbeiter möchten ihr Privathandy nicht im beruflichen Umfeld verwenden.
  • Die Verwendung von Mobiltelefonen ist aus betriebsbedingten Gründen untersagt, zum Beispiel in Sicherheitsbereichen.
  • Browserbasierte Lösungen können von Mitarbeitern ohne PC-Zugang nicht genutzt werden.
  • Es fehlen wichtige und notwendige Funktionen in den Anwendungssoftwaren oder diese stehen zeitweise nicht zur Verfügung, zum Beispiel aufgrund eines schlechten Mobilfunknetzes.
  • Komplizierte und unübersichtliche Anwendungssoftware kann zur Ablehnung der Lösung führen und eine Fehlinvestition bedeuten.
  • Browserbasierte Lösungen können für Mitarbeiter, die Deutsch nicht lesen und schreiben können, schwer bedienbar sein (Usability).
  • Die Datensicherheit ist bei der Verwendung eines Mobilgeräts nicht immer gewährleistet.
  • Die Möglichkeit zur Buchung und Nutzung des Handys zu jeder Zeit kann zu falschen Arbeitszeiten und vermehrter privater Nutzung des Handys während der Arbeitszeit führen. Die Erfassung des Buchungsortes per GPS (Geofencing) erfordert die Zustimmung der Mitarbeiter.
Vorteile von Terminals - SMH

Vorteile von Terminals mit Apps und Browser-Lösungen kombinieren

Trotz einiger Nachteile bieten Online-Lösungen per Smartphone und/oder Browser auch einige Vorteile und überzeugende Gründe für ihre Anwendung. Sie sind besonders geeignet für Tätigkeiten im Home-Office, im Handwerk und im Außendienst. Daher kann es sinnvoll sein, eine Kombination aus Online- und Offline-Erfassungsmethoden zu verwenden. In diesem Zusammenhang empfehlen wir die Nutzung eines Hardware-Terminals für die digitale Arbeitszeiterfassung. Es kann entweder als eigenständige Lösung dienen oder als optimale Ergänzung zu bereits vorhandenen mobilen Apps und browserbasierten Anwendungen.

Arbeitszeiterfassung am Terminal

Viele Vorteile
Arbeitszeiterfassung mit Terminal-SMH

Langlebigkeit im Allroundbetrieb

Selfservice vieler HR-Prozesse: Urlaubsanträge, Anzeige des Stundenkontos & vieles mehr …

100% Datensicherheit dank verschlüsselter Übertragung

Optional mit integrierter Kamera für Verifizierung buchender Personen

Kombinierbar mit Zutritt zum Firmengebäude

Einsatz im Outdoorbereich möglich

Fehler 3: Sie achten bei der Auswahl und Einführung der Zeiterfassungsgeräte nur auf den Preis

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Daten Sie in Ihrem Unternehmen und auch privat bereits detailliert erfassen? Personalkosten machen einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben aus. Sparen Sie nicht am falschen Ende. Ein guter Anbieter für die Arbeitszeiterfassung unterstützt Sie während der Einführung und steht Ihnen bei Problemen zur Verfügung. Hochwertige Hardware sorgt für langfristige Lösungen. Unsere Terminals haben eine Lebensdauer von etwa 15 Jahren oder länger, ohne Verschleißteile. Defekte können schnell repariert und neue Optionen hinzugefügt werden.

Digitale Arbeitszeiterfassung - Fehler 3 - SMH

Wie führe ich ein Zeiterfassungssystem schnell & effektiv ein?

1. Schritt

Sie haben keine elektronische Zeiterfassung oder verwenden immer noch Zettel oder Excel-Tabellen zur Erfassung der Arbeitszeiten? Dann melden Sie sich unbedingt bei uns.

2. Schritt

Sie erhalten von uns alle relevanten Informationen zur Einführung Ihres Zeiterfassungssystems – unverbindlich und kostenfrei in einem Beratungsgespräch.

3. Schritt

Nachdem Sie sich für eine Lösung entschieden haben, erfolgt im Anschluss entweder die Testphase oder die direkte Einführung Ihres neuen Zeiterfassungssystems innerhalb weniger Tage – passgenau auf Ihren Anforderungen abgestimmt und selbstverständlich EuGH-konform.
Ob 2, 20 oder 20000-Mann-Betrieb: Wir haben die optimale Zeiterfassungslösung für jedermann!

Hinweis: Die oben bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Sie erhalten die optimale Unterstützung von uns.

Ich interessiere mich für:

3 + 5 =

Ihre Nachricht wird direkt an unser Expertenteam weitergeleitet. Sie erhalten schnellstmöglich eine Antwort von uns.