Archivieren, integrieren & Prozesse optimieren

Für die E-Mails, die nicht durch GDI abgelegt werden gibt es dieses Add-In:

Microsoft® Outlook Add-In
Dass Sie mit dem inoxision Outlook-AddIn direkt aus Outlook komfortabel nach E-Mails suchen können, ist Ihnen wahrscheinlich bekannt. Neu ist die Ablageordner-Funktion.

Hier ist es möglich, einen Outlook-Unterordner als „inoxision ARCHIVE Ablageordner“ zu definieren. Verschiebt man eine E-Mail-Nachricht in den Ordner, wird diese revisionssicher archiviert. Dies funktioniert übrigens auch, wenn die Nachricht durch eine Outlook-Regel verschoben wird.

Einerseits ist dies für Nutzer sinnvoll, die nicht alle E-Mails
automatisch archivieren möchten, sondern einzeln in Anbetracht der jeweiligen Nachricht entscheiden möchten. Bei der Definition des jeweiligen Ablageordners können auch weitere Ordnungskriterien (Schlagwörter) festgelegt werden. Wer seine E-Mails bspw. projektbezogen archivieren möchte, kann sich so je Projekt einen Ordner definieren. Mit dem Verschieben einer E-Mail-Nachricht in den jeweiligen Projektordner wird diese automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Mit der Rechercheordnerfunktion ist dann weiterhin einstellbar, dass beim „Klick“ auf einen solchen, bspw. projektbezogenen Ordner, automatisch die projektbezogenen E-Mails recherchiert werden. Unterstützt werden die Outlook Versionen 2010, 2013 und 2016.

Wussten Sie schon? E-Mail Recherchen sind mit dem Outlook-AddIn mehrstufig gruppierbar. Ziehen Sie hierfür in Ihrem Suchergebnis mit der Maus die Tabellenüberschrift, bspw. den Absender, nach oben die die Gruppierungszeile.

Automatische Verschlagwortung durch Barcode-Erkennung und Rückläuferbelege
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische Advanced OCR-Erkennung können alle international genormten Barcodes entschlüsseln. In Verbindung mit dem inoxision ARCHIVE-Modul „Stapelverarbeitung“ besteht so die Möglichkeit, mit Barcodes erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten. In der Praxis kann diese Funktion auch zum Ablegen sogenannter „Rückläuferbelege“ verwendet werden.

Gemeint sind hier Belege, welche originär in Ihrem Hause erstellt und darauf handschriftlich ergänzt werden, um abschließend wieder zurückzukommen. Beispielsweise können so vom Kunden unterschriebene Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine im Stapel gesammelt und eingescannt werden. Durch einen bereits bei Erstellung aufgedruckten Barcode erfolgt die weitere Zuordnung vollautomatisch.

Bereits im Standard ist in inoxision Enterprise Suite eine OCR-Texterkennung enthalten. Dies ermöglicht, lesbare Texte mittels der OCR-Scheren-Funktion auszulesen.

Zudem bietet inoxision optional das Modul Advanced OCR und den OCR-Server an, die durch ihre phonetische Technologie die Leistung im Bereich OCR-Erkennung um ein Vielfaches steigern.

Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf Archiv zugreifen. Mit inoxision Archive können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern.

inoxision Mail kümmert sich nicht nur um die sichere Archivierung der Mailkommunikation – inoxision Mail User erhalten zusätzlich die Funktion inoxision secureMail, welches ihnen ermöglicht, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann.

inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen.

Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen. inoxision secureMail schlägt Ihnen ein manuell für einen E-Mailempfänger vergebenes Passwort bei der nächsten E-Mail an denselben Empfänger automatisch wieder vor und unterstützt damit auch die Verwendung eines mit einem E-Mailempfänger vereinbarten Einheitspassworts (Natürlich ist es auch möglich, jeweils ein neues Passwort zu verwenden).

Mit dem inoxision ARCHIVE-Webclient, haben inoxision Nutzer (Clients) den sicheren und definierten Zugriff auf archivierte Dokumente, direkt über den Webbrowser.

Ein herausragendes Merkmal von inoxision ARCHIVE ist der enthaltene Windows-Archivdruckertreiber. Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Software archivieren – beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellten Geschäftsbriefe. In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem normalen Büro-Drucker aus, sondern wählen den inoxision-Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert.

Die jeweiligen Dokumentenschlagworte (beispielsweise Belegnummer oder Belegdatum bei einer Ausgangsrechnung) können direkt mit im Ausdruck übergeben werden, so dass ein vollautomatischer Ablageprozess ermöglicht wird. Der inoxision ARCHIVE Windows-Druckertreiber ist für Terminalserver geeignet.

Das inoxision ARCHIVE-Plug-in für Tobit David® bietet einen direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mail-Client. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in die Oberfläche integriert. Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien selektierbar. Durch die Nutzung der Tobit David® Scripts ist die Integration durch den Fachhandelspartner für kundenspezifische Anforderungen flexibel anpassbar. (Um die Tobit David®-Integration nutzen zu können, wird das Modul „Integrationsclient“ benötigt.)

Mit dem inoxison ARCHIVE-Workflowserver werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese daraufhin zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxision ARCHIVE-Workflowserver ausgeführt.

Die allgemeine Zunahme des E-Mail-Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der E-Mail-Nachrichten mit sich. Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul „Mailconnect“ wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei werden sowohl die E-Mail als auch die Mail-Anhänge mit indiziert (sofern diese in einem verwertbaren Format wie bspw. DOCX sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail als auch nach einem Textfragment aus einem Mail-Anhang (Word, PDF, usw.) gesucht werden.

Angebunden werden können alle POP3- oder IMAP-fähigen Mail-Systeme wie Kerio Connect, Microsoft Exchange, Tobit David usw.

inoxision ARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefaxes wird wahlweise zusätzlich eine automatische OCR-Volltexterkennung durchgeführt (hierzu ist das Advanced OCR-Modul nötig).

Gesetzliche E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann so nichts fehlen.

Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann entweder eine vollautomatische Ablage – jede Mail wird automatisch archiviert – oder eine halbautomatische Ablage – Sie entscheiden ob eine E-Mail archiviert wird – erfolgen.

Mit dem inoxision ARCHIVE „DMS-Modul“ stehen Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung. Im Gegensatz zur reinen Archivierung, bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS-System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.

Funktionen für Teamarbeit, das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten, direkte Integration in die Microsoft® Office-Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglich Umgang mit großen Dokumentenmengen.

Microsoft® Office-Integration
Die Integration in Microsoft® Office, welche ein Bestandteil des DMS-Moduls ist, bietet den direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio. Sowohl das Laden von Dokumenten direkt aus dem Archiv als auch das direkte Speichern in der entsprechenden Archivdatenbank werden unterstützt. Funktionen zur Teamarbeit wie z.B. das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten bieten eine ideal auf die Anforderungen im DMS-Umfeld abgestimmte Funktionalität.

Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf einer gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen „Advanced OCR“-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht.
Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison „Advanced OCR-Erkennung“ noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR-Systemen führen.

Mit den Modul inoxision Offlineclient ist es möglich gewünschte Archivdaten auf einen Datenträger der Wahl auszulagern.

Der Meta-Index-Server ermöglicht das Anreichern von Informationen (Daten, Kundendaten) über eine Open Database Connectivity (ODBC) Schnittstelle aus einer bestehenden Software (ERP,CRM…). Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre eingesetzte Software den Zugriff über ODBC ermöglicht oder die Informationen in Form einer CSV-Datei vorliegen.

Beispiel: Sie scannen ein Dokument ein und erfassen nur wenig Information (Grundinformationen) – bspw. nur die Kundennummer. Die dazugehörigen fehlenden Kundeninformationen gleicht nun der inoxision Meta-Index-Server direkt über eine ODBC-Schnittstelle mit Ihrer Unternehmenssoftware ab und ergänzt alle vorhanden Daten/Informationen die vorhanden sind.

Vorteil: Ist ein archiviertes Dokument umfangreich (vollständig) verschlagwortet, wird auch das Wiederfinden zielgenauer. Die Indexqualität steigert sich enorm – das spart nochmals Arbeitszeit bei der Dokumenten-Recherche.

Mit dem Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen.

Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzen zu können, relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also für viele bestehende Softwarprodukte gegeben.

Mit einer Integration wird es für den Anwender zum Beispiel möglich, mit einem einzigen Klick alle archivierten Dokumente zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden einzusehen.

Ein weiteres Highlight ist die Scan- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scanvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die Software (in diesem Beispiel eben die Finanzbuchhaltungssoftware) die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.

An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.

Technische Voraussetzung: Die externe Software muss eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.

Mit “inoxision ARCHIVE flexIntegrate” können Recherche- und Ablagefunktionen in (fast) jede Software integriert werden ohne Änderungen an der Fremdanwendung durchführen zu müssen.